5 Dinge, die bei keinem Event fehlen dürfen

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Die Planung und Durchführung eines erfolgreichen Events erfordert eine sorgfältige Vorbereitung mit Liebe zum Detail. Egal, ob es sich um ein lockeres Get-Together, ein großes Firmenjubiläum oder ein packendes Konzert handelt, es gibt bestimmte Elemente, die bei keinem gelungenen Event fehlen dürfen.

Im Folgenden werden wir auf die fünf unverzichtbaren Bestandteile eines jeden erfolgreichen Events genauer eingehen. Von der Auswahl der richtigen Location bis zur Schaffung einer einladenden Atmosphäre - diese Elemente sind der Schlüssel zum Erfolg und sorgen dafür, dass deine Veranstaltung in den Köpfen der Gäste lange in Erinnerung bleibt!

1. Location

Die Auswahl der Location erfolgt je nach Art der Veranstaltung. Von Sommerfestivals auf Parkplatzgeländen, über große Jubiläumsfeiern in prunkvollen Sälen oder auch Sportveranstaltungen in großen Hallen und Corporate Events im Industrial Style eines Rohbaus – es sind dir keine Grenzen gesetzt. Wichtig ist nur, dass die Location den Stil deines Events widerspiegelt und dazu passt. Außerdem solltest du beachten, dass die Location gut erreichbar ist und du alle Gäste vorab über mögliche Anfahrtswege und Transportmittel informierst. Wenn deine Location etwas abgelegen ist, solltest du dir auch Gedanken darüber machen, ob du eventuell Shuttles oder einen Fahrservice anbietest, den die Gäste bestenfalls kostenfrei nutzen können.

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Jedes Event ist stets individuell zu organisieren, doch wenn du dir vorab Gedanken zu diesen 5 Dingen machst, ist das auf jeden Fall ein Schritt in die richtige Richtung!

2. Set-up inkl. Deko & Möbel

Eine weitere wichtige Frage, die es bei der Organisation eines Events zu klären gibt, ist die Frage nach der Dekoration und dem passenden Mobiliar. Gibt es ein bestimmtes Motto, welches durch spezielle Deko-Elemente und Möbel unterstrichen werden soll? Auch hier gibt es eine Vielzahl an Optionen, die denkbar sind. Alpenländischer Stil mit gemütlichen Holzbänken und rustikaler Dekoration? Oder doch lieber Industrial Style mit stylishen Gittertischen und gemütlichen Loungeecken, unterstrichen von passender Floristik? Mit der passenden Deko und coolen Einrichtungselementen kann man dem Event ein ganz besonderes Flair verleihen und die Gäste von jetzt auf gleich in eine ganz andere Welt entführen.

3. Veranstaltungstechnik

Licht, Beschallung und Bühnen Set-up sind alle drei wichtige Bestandteile der Veranstaltungstechnik.

Mithilfe der passenden Lichttechnik kann man jeder Location ein ganz besonderes Ambiente verleihen. Zum einen ist die Grundbeleuchtung ausschlaggebend: eher warm oder kalt, hell oder gedimmt? Welche Ambientelichter werden eingesetzt? Gibt es beispielsweise spezielle Showlichter in den Corporate Farben des Kunden für ein Firmenevent?

Bei der Beschallung kommt es vor allem darauf an, dass das Unterhaltungsprogramm optimal wiedergegeben werden kann. Auch in der hintersten Ecke des Raumes sollten die Gäste die Musik und Moderation problemlos hören und verstehen können.

Das Bühnen Set-up gehört ebenfalls zur Veranstaltungstechnik und ist von hoher Wichtigkeit, weil sich darauf das ganze Veranstaltungsprogramm abspielt. Es gibt verschiedene Formate und Größen, ganz egal ob rund, eckig, mit oder ohne Dach. Bei besonders großen Events ist es auch von Vorteil, wenn es Bildschirme gibt, sodass auch von großer Entfernung die Bühne samt Personen gesehen werden kann.

4. Catering

Zu jeder Veranstaltung gehört ein passendes Catering in Form von Essen und Getränken. Ob Fingerfood auf Food-Stationen oder Flying Service – es ist alles möglich. Je nach Event bietet sich zum Beispiel auch eine schicke Dinner-Show mit Table Service und einer stylishen Cocktailbar an. Show-Barkeeping, und Live-Mixing als Entertainment-Einlage kommen oftmals auch gut bei den Gästen an. Das Catering ist für viele das A und O und ein Schlüsselfaktor, um sicherzustellen, dass dein Event nicht nur den Gaumen, sondern auch die Herzen der Gäste erobert!

5. Unterhaltungsprogramm

Ein gut durchdachtes Unterhaltungsprogramm ist von entscheidender Bedeutung für den Erfolg eines Events. Es trägt maßgeblich dazu bei, die Gäste zu begeistern, die Stimmung zu heben und das Event unvergesslich zu machen.

Durch einen DJ oder eine Liveband wird die ganze Veranstaltung passend musikalisch begleitet. Verschiedene Performances, Show-Acts, Walking Acts oder auch ein unterhaltendes Comedy-Programm sorgen für eine ausgelassene Stimmung und unvergessliche Erlebnisse. So bleibt dein Event garantiert positiv in den Köpfen der Gäste!

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Insgesamt ist es wichtig zu sagen, dass es nicht ein allgemeines „Rezept“ gibt, um ein Event erfolgreich zu veranstalten. Vielmehr ist es ein Zusammenspiel aus den fünf oben genannten Faktoren und dass diese perfekt aufeinander abgestimmt sind. Jedes Event ist individuell und muss dementsprechend auch speziell geplant werden.

Falls du dich nun fragst, wie man dabei am besten vorgeht, um den Überblick zu behalten und nichts zu vergessen, haben wir dir hier einen Schritt-für-Schritt Plan erstellt, um bei der Eventplanung stets richtig und strukturiert vorzugehen.